Émettre une facture ne suffit pas — vous devez aussi l’enregistrer, la classer et la conserver pendant la durée légale. Une PME qui ne peut pas retrouver ses factures lors d’un contrôle DGI s’expose à des redressements, même si elle a payé tous ses impôts.
Pourquoi enregistrer ses factures ?
L’enregistrement des factures répond à trois obligations :
1. Obligation comptable (OHADA)
L’Acte Uniforme OHADA relatif au droit comptable impose à toute entreprise de tenir une comptabilité régulière — ce qui inclut l’enregistrement chronologique de toutes les opérations dans le livre journal.
Chaque facture émise (vente) ou reçue (achat) doit être enregistrée avec :
- La date
- Le numéro de pièce (numéro de facture)
- Le libellé de l’opération
- Les montants débit/crédit par compte
2. Obligation fiscale (TVA)
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez tenir un registre des achats et un registre des ventes pour justifier :
- La TVA collectée (sur vos ventes) que vous reversez à l’État
- La TVA déductible (sur vos achats) que vous récupérez
La DGI peut demander à tout moment la liste chronologique de vos factures sur les 10 dernières années.
3. Preuve juridique
En cas de litige avec un client ou un fournisseur, votre facture (enregistrée avec la date et le montant) est la preuve principale de la créance ou de la dette.
Durée légale de conservation des factures
| Pays | Durée fiscale | Durée commerciale |
|---|---|---|
| Sénégal | 10 ans | 10 ans (Code de commerce) |
| Côte d’Ivoire | 10 ans | 10 ans |
| Cameroun | 10 ans | 10 ans |
| Bénin | 10 ans | 10 ans |
| Togo | 10 ans | 10 ans |
| Zone OHADA (général) | 10 ans minimum | 10 ans |
La règle pratique en zone OHADA : conservez toutes vos factures pendant 10 ans. Passé ce délai, le droit de reprise de l’administration fiscale est prescrit.
Comment enregistrer ses factures avec Yorine Facture+
Enregistrement automatique
Dans Yorine Facture+, chaque facture est enregistrée automatiquement dès sa création :
- Date d’émission
- Numéro (séquentiel, sans saut)
- Client et montant
- Statut (payée, impayée, partielle)
- Mode de règlement
Il n’y a pas de registre papier à tenir séparément — Yorine joue le rôle de registre des ventes numérique.
Retrouver une facture
Depuis le tableau de bord :
- Filtrez par période (mois, trimestre, exercice)
- Filtrez par client
- Filtrez par statut (payées, impayées)
- Recherchez par numéro de facture ou mot-clé
Exporter pour votre comptable
En fin de mois ou de trimestre, exportez vos factures :
- PDF individuel de chaque facture
- Export CSV de la liste (numéro, date, client, montant HT, TVA, TTC, statut)
Transmettez l’export à votre expert-comptable ou directement à votre DAF.
Organisation pratique des factures papier
Si vous avez des factures papier (fournisseurs qui envoient encore des documents papier) :
Classement recommandé
📁 Factures 2026/ 📁 Ventes/ 📁 01_Janvier/ 📁 02_Février/ ... 📁 Achats/ 📁 01_Janvier/ 📁 02_Février/ ...- Une chemise par mois, classée chronologiquement dans la chemise
- Numérotez les factures à la réception (tampon “Reçu le JJ/MM/AAAA”)
- En fin d’année, archivez dans un classeur par exercice fiscal
Archivage numérique des factures papier
- Scannez chaque facture papier reçue (application smartphone suffisante : CamScanner, Adobe Scan)
- Nommez le fichier :
FAC-FOURNISSEUR-DATE-MONTANT.pdf - Stockez sur Google Drive ou tout cloud sécurisé
Les factures numériques sont-elles légalement valides ?
Oui — dans tous les pays de la zone OHADA, une facture PDF envoyée par email ou WhatsApp a la même valeur légale qu’une facture papier, à condition que le contenu respecte les mentions obligatoires.
La DGI ne requiert pas de support papier. Elle contrôle le contenu de la facture, pas son support.
Pour une valeur probante maximale :
- Conservez les emails d’envoi et de réception
- Conservez les accusés de lecture WhatsApp si possible
- Utilisez un logiciel avec journalisation automatique (Yorine)
Différence entre enregistrement, archivage et comptabilisation
| Terme | Définition |
|---|---|
| Enregistrement | Saisie de la facture dans le système (Yorine ou livre journal) — acte immédiat |
| Archivage | Conservation de la facture pendant la durée légale — action différée |
| Comptabilisation | Traduction de la facture en écritures comptables (débit/crédit) — rôle du comptable |
Yorine s’occupe de l’enregistrement et facilite l’archivage (export). La comptabilisation reste du ressort de votre comptable ou de votre logiciel de comptabilité.
Que faire si vous avez perdu une facture ancienne ?
- Si vous avez utilisé un logiciel de facturation : retrouvez-la dans les archives numériques
- Si vous avez facturé par carnet papier : demandez une copie au client (il a peut-être conservé la sienne)
- En dernier recours : reconstituez les données à partir de vos relevés bancaires et de vos communications
Un trou dans la numérotation des factures lors d’un contrôle DGI est un signal d’alerte fort — il peut déclencher une présomption de ventes dissimulées.
Checklist enregistrement mensuel des factures
- Toutes les factures du mois sont créées dans Yorine avec les bons montants et dates
- Toutes les factures sont associées au bon client
- Les paiements reçus sont enregistrés (mode de règlement, date)
- Les factures impayées sont identifiées et relancées
- Export mensuel transmis au comptable
- Factures fournisseurs (achats) scannées et classées
Enregistrer automatiquement toutes mes factures avec Yorine →
Voir aussi : Facture normalisée Côte d’Ivoire — NCC et TVA DGI · Mentions obligatoires OHADA Sénégal · Logiciel de facturation vs logiciel de comptabilité